Address
Caritas Schweiz
Adligenswilerstrasse 15
6002
Luzern
Workplace
Caritas Schweiz
CH-6002
Luzern
Switzerland
This publication has expired. The last date when this publication was published was 22/08/07.
Das Richtige tun. In der Schweiz und in rund 20 Ländern auf vier Kontinenten. Engagieren Sie sich mit uns für die Vision einer solidarischen Gesellschaft, als
Sekretär/in Stabsstelle Wissen & Qualität IZA (70 %)
Caritas Schweiz ist ein führendes Hilfswerk im Bereich der Entwicklungszusammenarbeit und der Humanitären Hilfe. Unser oberstes Ziel ist die Armutsbekämpfung. Die Programme der Internationalen Zusammenarbeit konzentrieren sich auf die Themen Einkommen, Klima und Migration. Wir sind in rund 20 Ländern tätig. Caritas Schweiz (CaCH) will ihr Engagement zugunsten benachteiligter Menschen in den nächsten Jahren weiter ausbauen. Mit der Stabstelle Wissens- und Qualitätsmanagment (seit Januar 2020) verfolgt CaCH das Ziel, ihre Kompetenz in den Kern- und Querschnittsthemen sowie im Qualitätsmanagement weiterzuentwickeln und auszubauen.
Duty
Die/Der Sekretär/in Stabsstelle Wissen und Qualität IZA unterstützt die Leitung sowie das Team der Stabsstelle Wissen und Qualität bei sämtlichen administrativen Fragen und Aufgaben. Insbesondere bei der Einführung von neuen Mitarbeitenden sowie der Organisation von Sitzungen und Veranstaltungen, bei der Pflege der verschiedenen Ablagesysteme und der Büroinfrastruktur sowie bei der Erstellung von Publikationen und Berichten. Als Spezialaufgabe ist die/der Sekretär/in Stabsstelle Wissen und Qualität zuständig für die Pool-Aufgaben im IZA Sekretariat.
Abteilungsübergreifende Aufgaben:
Aufgaben:
Unterstützung von Stabsstellenleitung und Team bei sämtlichen administrativen Aufgaben, insbesondere:
- Innen- und Aussenkommunikation (Telefondienst, Anfragen)
- Terminplanung Stabstellenleitung und Team, Informationstransfer
- Rechnungswesen, Post, Korrespondenz
- Koordination von Übersetzungen und Grafikarbeiten
- Koordination mit externen Stakeholdern (Subcontractors)
- Koordination sowie Vor- und Nachbereitung von Teamsitzungen, Protokollführung
- Erstellen und Aktualisieren von Einführungsprogrammen, Terminkoordination
- Pflege von Intranet, cara, Templates und Dokumentenablage
Abteilungsübergreifende Aufgaben:
- Koordination und Informationsaustausch mit den Sekretariaten, Teilnahme an Sekretariatssitzungen, Stellvertretung bei Abwesenheiten
- Erteilen von Informationen an andere Bereiche (K+M, ICT, etc.)
- Innen- und Aussenkommunikation (Telefondienst, Anfragen)
- Weitere Aufgaben nach Bedarf
Requirement
- Abgeschlossene Ausbildung in kaufmännischem/administrativem Bereich inkl. mindestens 4 Jahre Berufserfahrung
- Sehr gute Computer-Anwenderkenntnisse sowie Grundkenntnisse in der Buchhaltung
- Hohe Dienstleistungsorientierung sowie Verantwortungs- und Qualitätsbewusstsein
- Organisationstalent und selbständige Arbeitsweise sowie Fähigkeit unter Zeitdruck effizient und exakt zu arbeiten
- Stilsicher in Deutsch und sehr gute Englisch- und Französischkenntnisse. Weitere Sprachkenntnisse sind von Vorteil (Spanisch, Portugiesisch)
- Hohe schriftliche und mündliche Kommunikationskompetenz sowie interkulturelle Sensibilität
- Erfahrungen im Bereich Wissens- & Qualitätsmanagement und/ oder der internationalen Zusammenarbeit sind von Vorteil